1. Le cadre légal : décret du 5 novembre 2015
Le décret n° 2015-1437 du 5 novembre 2015, pris en application de la loi ALUR, fixe la liste limitative des documents qu'un bailleur peut demander à un candidat locataire ou à son garant. Ce décret s'applique à toutes les locations à usage de résidence principale : bail nu, bail meublé, bail étudiant, bail mobilité.
Le principe est clair : un bailleur ne peut exiger que les pièces listées dans ce décret. Tout document non mentionné est interdit. La violation de cette règle expose le bailleur à une amende civile pouvant atteindre 3 000 € pour une personne physique, et 15 000 € pour une personne morale.
📋 À retenir : le décret de 2015 établit une liste exhaustive, pas une liste minimale. Ce qui n'y figure pas est interdit, même si cela vous semblerait utile pour évaluer la solvabilité du candidat.
2. Documents autorisés : liste complète par catégorie
Voici l'ensemble des pièces justificatives que vous êtes autorisé à demander, classées par catégorie :
Identité
- Carte nationale d'identité (recto-verso)
- Passeport
- Titre de séjour en cours de validité
- Permis de conduire
Situation professionnelle
- Contrat de travail ou attestation de l'employeur
- Justificatif d'activité non salariée (K-bis, carte professionnelle…)
- Carte étudiant ou certificat de scolarité
- Justificatif d'attribution d'une bourse d'études
Revenus
- Les 3 derniers bulletins de salaire
- Dernier avis d'imposition sur le revenu
- Justificatif de revenus de remplacement (chômage, retraite, rentes)
- Justificatif de prestations sociales (APL, AAH, RSA…)
- Derniers bilans comptables (travailleurs indépendants)
- Attestation de simulation d'APL
Logement actuel
- Dernières quittances de loyer (ou attestation de logement gratuit)
- Dernière taxe foncière (si propriétaire)
💡 Revenus suffisants : la pratique courante est de vérifier que les revenus nets du candidat représentent environ 3 fois le montant du loyer charges comprises. Ce ratio n'est pas imposé par la loi, mais constitue un indicateur de solvabilité objectif et généralement accepté.
3. Documents strictement interdits
Ces documents ne peuvent en aucun cas être demandés au candidat locataire, sous peine de sanctions :
| Document interdit | Raison |
|---|---|
| Relevé de compte bancaire | Explicitement interdit par le décret de 2015 |
| Carte vitale ou tout document médical | Atteinte à la vie privée médicale |
| Casier judiciaire | Interdit — seules certaines autorités peuvent le demander |
| Dossier de surendettement | Interdit — information protégée |
| Photo d'identité (hors demande du locataire) | Risque de discrimination |
| Attestation de bonne conduite | Aucune valeur légale, potentiellement discriminatoire |
| Contrat de mariage ou livret de famille | Situation familiale protégée |
| Remise des clés contre chèque de réservation | Pratique illégale ("frais de réservation") |
La demande de documents médicaux (carte vitale, ordonnances) constitue une atteinte grave à la vie privée. De même, réclamer une photo peut mener à une discrimination visuelle. Le versement de frais de réservation(aussi appelés « frais de dossier ») par le locataire est totalement illégal en location nue ou meublée à titre de résidence principale.
4. Les documents du garant
Si vous demandez un garant, celui-ci doit fournir les mêmes catégories de documentsque le locataire (identité, situation professionnelle, revenus). Le décret de 2015 s'applique également aux garants. Vous ne pouvez pas exiger de la caution des documents que vous ne pouvez pas demander au locataire.
L'acte de cautionnement lui-même doit être rédigé selon un formalisme précis : mention manuscrite du montant du loyer, de la durée de l'engagement, distinction entre caution simple et solidaire. Un acte mal rédigé peut être annulé par le juge.
Caution simple
- Bailleur doit d'abord poursuivre le locataire
- Garant intervient en dernier recours
- Procédure plus longue pour le bailleur
- Moins contraignante pour le garant
Caution solidaire
- Bailleur peut agir directement contre le garant
- Plus de protection pour le bailleur
- Le garant est engagé comme le locataire
- Doit être expressément stipulée dans l'acte
Si vous souscrivez une garantie loyers impayés (GLI), vous ne pouvez généralement pas cumuler garant physique et GLI pour le même locataire (sauf si le locataire est étudiant ou apprenti).
5. Comment vérifier l'authenticité des pièces ?
La fraude documentaire existe dans les dossiers locatifs. Voici les vérifications raisonnables que vous pouvez effectuer :
- Bulletins de salaire :vérifiez la cohérence entre le salaire net affiché et l'avis d'imposition. Contactez l'employeur mentionné pour confirmer le contrat de travail.
- Avis d'imposition :depuis 2020, il peut être vérifié sur impots.gouv.fr avec le numéro fiscal et la référence de l'avis.
- Quittances de loyer :contactez l'ancien bailleur pour confirmer que le locataire a bien occupé le logement et réglé ses loyers.
- DossierFacile :les documents téléchargés depuis cette plateforme sont vérifiés et certifiés par l'État, ce qui élimine le risque de falsification.
⚠️ Attention :vous ne pouvez pas demander à consulter les originaux des documents lors d'une visite, ni retenir les pièces originales. Seules des copies (papier ou numérique) peuvent être conservées dans le dossier.
6. Sélectionner un dossier sans discriminer
Face à plusieurs candidats, vous êtes libre de choisir le dossier qui vous paraît le plus solide — à condition que votre sélection repose sur des critères objectifs de solvabilité, et non sur des caractéristiques protégées par la loi.
Sont des motifs de discrimination interdits (article 1er de la loi du 6 juillet 1989) :
- Origine, appartenance ethnique ou raciale
- Sexe, situation de famille, état de grossesse
- Orientation sexuelle, identité de genre
- Handicap ou état de santé
- Opinions politiques ou religieuses
- Perception de prestations sociales (APL, AAH, RSA…)
- Domiciliation bancaire
En revanche, vous pouvez légalement retenir le candidat avec les revenus les plus stables, le dossier le plus complet, ou la meilleure adéquation revenus/loyer. Ces critères sont objectifs et non discriminatoires.
7. DossierFacile : la solution certifiée par l'État
DossierFacile(dossierfacile.logement.gouv.fr) est un service public gratuit qui permet aux candidats locataires de constituer un dossier numérique certifié. Les documents sont vérifiés par des agents de l'État, puis le dossier est partagé via un lien sécurisé.
Avantages pour le bailleur :
- Authenticité garantie : les documents sont vérifiés et le dossier est labellisé. Le risque de fraude documentaire est quasi nul.
- Conformité ALUR : DossierFacile ne collecte que les documents autorisés par le décret de 2015, vous protégeant contre les demandes illégales.
- Accès simplifié :un seul lien pour consulter l'ensemble du dossier, sans gestion de fichiers multiples.
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8. Questions fréquentes
Un bailleur peut-il demander un relevé de compte bancaire ?
Non. Le relevé de compte bancaire figure dans la liste des documents explicitement interdits par le décret du 5 novembre 2015. Le bailleur peut en revanche demander les trois derniers bulletins de salaire, l'avis d'imposition et tout justificatif de revenus réguliers. Réclamer un relevé bancaire expose le bailleur à une amende.
Peut-on exiger que le garant gagne 3 fois le loyer ?
Il n'existe pas de règle légale imposant un ratio revenus/loyer précis, que ce soit pour le locataire ou le garant. Le seuil de "3 fois le loyer" est une pratique de marché tolérée, mais le bailleur ne peut pas refuser un dossier pour ce seul motif si les revenus sont réguliers et suffisants. En revanche, exiger systématiquement 3 fois le loyer peut être constitutif de discrimination.
Un bailleur peut-il refuser un locataire bénéficiaire de l'APL ?
Non. Refuser un locataire au motif qu'il bénéficie d'allocations logement (APL, ALS, ALF) est un acte discriminatoire depuis la loi ELAN de 2018. La perception de prestations sociales est une caractéristique protégée par la loi. Le bailleur encourt des sanctions pénales en cas de discrimination avérée.
Peut-on demander le contrat de travail du locataire ?
Oui, le contrat de travail (ou une attestation de l'employeur) fait partie des documents autorisés par le décret de 2015. Cela permet de vérifier la nature du contrat (CDI, CDD, intérim…) et la durée. En revanche, le bailleur ne peut pas exiger d'informations sur le contenu des missions ou les évaluations professionnelles.
Le bailleur peut-il vérifier l'authenticité des documents fournis ?
Oui, il est recommandé de vérifier l'authenticité des bulletins de salaire en contactant l'employeur, et de croiser les chiffres entre les documents (bulletin de salaire, avis d'imposition). Les plateformes comme DossierFacile ou VerifDossier permettent également de certifier les documents. La fourniture de faux documents par le locataire est un motif de résiliation du bail.
Peut-on refuser un locataire qui est en CDD ?
Non, légalement. Le type de contrat de travail ne peut pas être un motif de refus discriminatoire. Cependant, en pratique, les bailleurs peuvent légalement sélectionner le dossier le plus solide parmi plusieurs candidats, et un CDI constitue un critère de solvabilité objectif. L'important est de ne pas discriminer sur des critères protégés (origine, sexe, âge, situation familiale, etc.).
Qu'est-ce que DossierFacile et est-ce obligatoire ?
DossierFacile est une plateforme gratuite de l'État permettant aux locataires de constituer et partager un dossier certifié par les services publics. Son utilisation est facultative mais elle présente des avantages : les documents sont vérifiés et certifiés, ce qui rassure le bailleur. Elle est particulièrement utile pour les travailleurs indépendants dont les revenus sont plus complexes à justifier.